휴대폰 문서 스캔, 구글 드라이브로 PDF 저장하는 5단계

휴대폰으로 종이 문서를 PDF로 남기려면 사진을 찍은 뒤 파일 형식만 바꾸기보다 문서 스캔 기능을 쓰는 편이 편하다. 안드로이드의 구글 드라이브 앱에서는 촬영, 테두리 조절, 페이지 추가, 이름 지정, 저장 순서로 진행할 수 있다.

종이부터 준비

문서를 평평한 곳에 놓고 종이와 색이 구분되는 배경을 고른다. 접힌 부분을 펴고 그림자가 글자를 가리지 않게 조명을 옮긴다. 휴대폰을 기울여 찍으면 한쪽 글자가 작아지므로 종이와 가능한 한 평행하게 맞춘다.

반짝이는 영수증이나 코팅된 종이는 빛이 반사될 수 있다. 화면에서 하얗게 날아간 부분이 보이면 필터를 바꾸기 전에 빛의 방향을 바꿔 다시 촬영한다. 중요한 숫자는 원본에서 읽혀야 저장한 파일에서도 확인하기 쉽다.

드라이브 앱에서 카메라 모양의 스캔 기능을 열고 문서를 촬영한다. 앱 버전과 기기에 따라 메뉴 위치나 이름은 달라질 수 있다. 카메라 권한이 필요하면 해당 앱의 스캔 용도에 맞게 설정한다.

자동으로 잡힌 테두리가 종이 전체를 포함하는지 확인한다. 날짜나 서명이 가장자리에서 잘렸다면 자르기와 회전을 조절하거나 다시 찍는다. 보기 좋게 만들려고 너무 좁게 자르면 정작 필요한 정보가 사라질 수 있다.

같은 종이라도 목적에 따라 적합한 결과물이 달라진다. 아래 표처럼 보내야 할 곳이 요구하는 형식부터 확인하면 다시 만드는 일을 줄일 수 있다.

필터로 글자가 진해져도 원래 흐린 숫자가 정확해지는 것은 아니다. 얼룩 지우기 같은 보정 기능은 필요한 내용까지 없애지 않았는지 살핀다. 제출용 자료라면 과한 보정보다 원본과 일치하는지 확인하는 편이 중요하다.

다음 장이 있다면 추가 기능으로 이어서 촬영한다. 앞뒤 면이 있는 문서는 뒷면을 빠뜨리지 않았는지 보고, 저장 전에 전체 페이지 순서를 확인한다. 같은 페이지를 두 번 찍은 경우도 이때 찾아낸다.

글자가 작은 문서는 전체를 화면에 넣는 것과 선명하게 찍는 것을 함께 맞춰야 한다. 손이 흔들린 사진을 여러 번 보정하기보다 안정된 자세로 다시 찍는 편이 빠를 수 있다. 페이지마다 방향을 통일하면 나중에 읽을 때도 편하다.

완료한 뒤 파일 이름과 PDF 형식을 선택하고 저장할 폴더를 정한다. 이름에는 문서 종류와 날짜처럼 나중에 검색할 단서를 넣는다. 민감한 번호 전체를 파일 이름에 적으면 목록을 보여주는 순간에도 노출될 수 있다.

여러 계정을 쓰는 휴대폰이라면 어느 계정의 드라이브에 저장하는지도 확인한다. 개인 문서를 업무 계정 폴더에 넣고 나중에 찾지 못하는 일을 피할 수 있다. 저장 위치를 정하는 과정까지가 스캔 작업이다.

저장 후 파일을 열어 작은 글자와 숫자를 확대해본다. 페이지가 모두 들어 있는지, 끝부분이 잘리지 않았는지 원본과 대조한다. 검색 가능한 PDF라도 글자 인식 결과가 항상 정확하다는 뜻은 아니다.

보낼 때는 파일을 첨부할지 공유 링크를 보낼지 구분한다. 링크를 쓰면 열람 권한과 대상을 확인한다. 문서를 스캔했다고 누구나 볼 수 있게 공유할 필요는 없으며 필요한 사람에게만 전달하는 것이 기본이다.

파일 이름은 같은 규칙을 반복하는 것이 찾기 쉽다. 날짜와 문서 종류 순서를 정하고 임시 이름을 그대로 두지 않는다. 여러 장을 따로 저장했다면 최종 제출 전에 한 파일이 필요한지 확인하고, 요구한 파일 크기 제한도 함께 살핀다.

스캔본을 만들었다고 원본을 바로 버리지 않는다. 제출 기관이나 보증 조건에 따라 종이 원본이 필요할 수 있다. 우선 개인정보가 없는 간단한 안내문으로 한 번 연습해보자. 가장 먼저 정리하고 싶은 종이 문서는 무엇인가요?

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